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Procédure propre à la messagerie Zimbra des CEMÉA (2023), sans équivalent maintenu dans ce wiki.
¶ Organiser ses mails avec des étiquettes dans Zimbra
Objectifs
Apprendre à créer, modifier, attribuer des étiquettes pour faciliter la gestion de ses mails
Pré-requis
- Avoir un compte sur Zimbra (une adresse mail Ceméa)
- Avoir une connexion internet
Exemple d'utilisation possible :
Le matin, avant de commencer les tâches prévues pour la journée, je lis mes mails. Je n'y répond pas, mais je les trie (en leur attribuant une étiquette) en fonction de leur priorité ou de leur objet. Certains mails viendront donc s'ajouter aux tâches prévues dans la journée, d'autres vont être étiquetés selon l'objet.
Autre exemple :
L'utilisation des étiquettes peut également être utile pour la gestion d'une boîte mail à plusieurs personnes. On peut dans ce cas vouloir attribuer des mails à des personnes, indiquer qu'une demande est en cours, qu'une tâche a été effectuée...
¶ Créer des étiquettes
- En bas de la colonne latérale de gauche, faire un clic droit sur "Tags"
- Cliquer sur "Nouveau tag"
- Entrer le nom du tag
- Choisir une couleur (permet de retrouver plus facilement les mails tagués dans la boîte de réception)
- Valider
¶ Attribuer une étiquette à un mail
- Faire un clic droit sur le mail que l'on veut étiqueter
- Cliquer sur "Marquer message"
- Choisir l'étiquette que l'on souhaite attribuer
¶ Afficher les mails correspondant à une étiquette
Pour afficher les mails auxquels on a attribué une étiquette, il suffit de cliquer sur l'étiquette concernée. Dans la capture ci-dessous, on affiche les mails auxquels on a attribué le tag "En cours"
On peut aussi afficher les mails étiquetés dans un onglet de recherche. Ceci permet d'effectuer des recherches sur les mails aillant été étiquetés avec tel ou tel tag.
- Faire un clic droit sur le tag concerné
- Cliquer sur "Ouvrir dans un onglet"
- On peut faire une recherche dans les mails étiquetés en entrant des mots-clés
- On peut filtrer les mails selon les critères proposés dans le panneau de gauche
¶ Afficher les mails selon la couleur des étiquettes
Par défaut les mails sont affichés dans la couleur du thème (en général en blanc) et seule l'étiquette apparaît en couleur
Pour plus de visibilité, on peut vouloir que les mails s'affichent dans la couleur de l'étiquette.
- Cliquer sur l'onglet "Préférences"
- Cliquer sur "Mail" dans le panneau de gauche
- Aller à "Couleur associée au message" et cliquer la case "Définissez la couleur (...) selon la couleur des balises"
¶ Modifier ou supprimer des étiquettes
Un clic droit sur une étiquette dans le panneau de gauche permet de modifier la couleur, renommer, supprimer, etc.
Les étiquettes peuvent aussi être attribuées aux autres "objets" de Zimbra : tâches, rdv et contacts !
¶ Références
- Adapté d'un tutoriel des CEMÉA (tutos.cemea.org) ; images hébergées par la source.